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企业合同管理常见问题 |
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中国律师网 李奎
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随着市场经济的发展，市场交易越来越频繁，在各种经济交往中，人们为了使交易顺利进行，对双方的意见达成共识，就形成通常所说的合同。合同是什么？合同是交易各方对最终形成的整个交易模式的记载。它不仅仅是一些基本的交易条件的体现，更是整个谈判过程的思想产物。合同的形成一定要在各方的信息交流之后。如果交易各方不进行琢磨与推敲，合同则无从谈起。合同既然是交易模式的记载，那么它的主要阶段包括:交易前的商谈、形成合同书，交易的履行，交易完毕后问题的处理。
合同的管理就是对整个交易过程的监控。其分为三部分：事前的管理，就是形成合同书的过程。事中管理就是履行过程的管理。事后管理就是后续问题的管理，如合同履行不适当的追究违约责任的问题的处理。
一、事前管理的常见问题
（一）事前考察及会谈
合同签订前，我们应明确此次合同的目的，在此目的下，我们还要对交易的对方进行调查研究。调查研究主要围绕以下两方面进行。第一考察交易对象的主体。一个合格的主体是整个交易的基础。如果主体不合格，那么整个交易都处于不稳定状态，随时有被撤销的可能。主体的适格是交易的前提。是法人的要考察其营业执照，有资质要求的要考察其资质证书及等级，考察时要检查其原件或经检查无误的复印件。是自然人的要考察其身份证或能证明其身份的其他证件。其他组织或合伙企业的要考察其执照。且忌不认真考察主体资格，而搞不清交易的对方。第二对交易对方的商务调查，其中包括资信、性质、规模、产品的市场占有率，产品的先进性、己方的兼容性，价格与产品的性能比，效益性，同类产品的比较，商务调查虽不能穷尽对方的情况，但应尽可能的详细。建议制定商务考察的基本事项，坚决杜绝考而不察现象的发生。交易对手的信息了解得越透彻，信息量掌握的越多，越使自己占有力的位置。被动往往是由于信息的不对称而引起的。
会谈协商是双方达成合意的基础，在会谈协商中要对合同的难点，双方分歧的、履行中已发生分歧的，谈实，谈透，不要作君子协定，该说得一定要在会谈中说明，不要使用易发生歧义语言。对数量一定要明确，对质量要说明采用的标准，对价款要确定。避免使用发生歧义的语言。对合同履行得细节一定要谈的细，做到尽量把交易的风险全考虑进去。会谈的过程就是模拟交易的过程，这一过程忌浮躁、不实。一个问题的不清，就为今后纠纷发生埋下隐患，危机交易安全。会谈是合同管理的关键环节，这里不仅包括技术性的问题，也包括法律的问题，虽然合同自由，但是一旦承诺，就要履行。合同的风险大量是此阶段会谈不充分引起的。
（二） 合同书的签订
合同签订阶段的问题，常见的有：
1、合同文字不严谨。不严谨就是不准确，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立有效的合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现只有靠准确明晰的合同文字。可以说，合同讲究咬文嚼字。
2、绝大多数成员企业存在对违约责任条款约定缺失或者无意义的问题。在合同审查中普遍存在违约责任条款泛泛，往往只约定违约方应当依法承担违约责任的诸如此类的不规范的法律用语。这样一来导致法律赋予任意性权利的丧失，等于放弃了争取可以明确数额，有效及时争取挽回损失的权利。违约条款中违约金应当根据实际投入和预期进行约定，约定适当的计算科学的违约金有利于纠纷的顺利解决，除了要求对方赔偿损失外，争取违约金作为一种预期的补偿。违约条款还可以约定违约后具体的违约责任的承担方式，约定违约免除等情形。
3、只有从合同而无主合同。主合同是指能够独立存在的合同，如建筑工程总承包合同等。从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，如建筑工程分承包合同及保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同，是“无源之水”。
4、违反法律法规签订无效合同。《合同法》第52条规定，违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同，而无效合同是不受法律保护的。 目前 不少建筑企业所签订的合同，有些是以合法形式掩盖非法目的，实质也是无效合同。
二、事中管理的常见问题
1、应变更合同的没有书面变更或没有及时书面变更。合同变更是合同履约过程中经常发生的事情，包括合同内容变更和合同主体变更两种情形。企业可通过合同变更保障合同的更好履行以及一定目的得到实现，也在一定程度上相当于重新签订了合同。因此合同变更必须及时采取书面形式。
2、应当履行通知义务的没有及时履行。合同中权利的行使往往有通知的附随义务需要履行，而并不是绝对无条件行使权利。企业在这方面通常一个电话来解决，但是这种做法往往给后期发生纠纷时不能举证提供麻烦，因此我们应在履行通知义务是，最好采取书面邮寄的方式，同时保留邮寄的凭证。
3、合同书不是履行前签订，而是在履行一段时间，甚至在履行完毕后为了应付检查补签合同书。合同书的签订是为了发生纠纷或在履行过程中发生问题时找到能拿出让别人观看的证据。造成这种状况的原因是有些人过分相信对方，抱有侥幸心理，认为标的小、双方是老关系等，但是一旦出现大的风险，可能就解决不了，如在修理合同中出现人身伤亡的。或在施工过程中出现较大事故的。应杜绝此类事情的发生。
4、应签证确认的没有办理签证确认。履约过程中的签证是一种正常行为，但一些企业管理人员却对此并不重视。当因合同问题发生纠纷时，企业也因无法举证而败诉。这样的案例在建筑施工合同的施工变更中比较常见。
5、诉讼时效内不及时行使诉讼权利。例如，被拖欠合同款的情况在石化、建筑等行业相对严重，有些欠款没有诉诸法律，但当企业起诉时却发现已超过了诉讼时效。超过诉讼时效等于权利人放弃了胜诉权。
6、应当行使的权利没有行使。我国合同法赋予了合同当事人抗辩权，但实践中为数不少的企业却不会行使这项应当行使的权利。例如，在建设工程施工合同里，发包方不按合同约定支付工程进度款，施工方可以行使抗辩权停工，但很多情况下施工方人却担心单方面停工要承担违约责任，放弃行使抗辩权而去垫资施工，结果发包方的欠款数额越来越大，问题也愈加难以解决。
三、事后管理中的常见问题
1、合同管理思想落后。 一些企业高级管理人员或者认识不到合同管理的重要性，或者对合同管理的全过程性、动态性和系统性认识不够，导致其在实际管理当中走弯路。
2、企业规章制度不完善，合同签订权限不明。有的企业只是原则规定了各类合同如何签订，对合同管理等方面的规定却很少，可操作性不强。例如，一些集团企业的基层单位都有自己的合同专用章，签合同就是基层单位自己说了算，上级公司也很少对下级公司签订的合同进行审批。
3、合同管理人员专业水平不高，法律意识不强。有的企业的合同管理员队伍建立时间比较短，工作经验不成熟；有的企业合同管理人员所学专业是理工类，没有法律专业的学习经历，他们对企业的生产经营比较了解，但是法律专业水平却不高、法律意识不强；一些合同管理人员甚至把合同管理工作简单等同于一般的档案管理工作，不重视合同条款审查，更谈不上资信调查、合同谈判、组织论证等管理内容。甚至一些企业仍然认为人情关系、市场优势等因素才是企业发展的关键，签合同只不过是走形式，审查条款、分析论证都成了多余的事。
4、合同管理制度执行不力，监督力度弱，考核不严格。虽然有的企业制订了较为完备的合同管理规章制度，但却无法做到制度的严格落实；一些大型集团公司中，上级公司对下级公司不能经常性地监督、检查和考核，或者考核没有与薪金报酬等挂钩，从而缺乏必要的威慑力。
5、管理手段落后导致合同管理效率低，信息传递不及时。在大型企业中，相关职能部门和不同级别层次的管理者都参与合同管理时，很容易出现审批环节繁多致使合同审批效率低的问题，一份合同的签订前的审查，常常要花上几个星期的时间。合同管理效率低可能使企业错过业务的良机，信息传递不及时则会使各部门之间沟通协调更加困难。
总而言之，企业合同管理是全过程的、系统性的、动态性的。全过程是指合同管理要从合同的洽谈、草拟、签订、生效直至合同失效为止，企业不仅要重视合同签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性则要求公司内凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。
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